Managementul proiectului de recrutare – gestionarea aplicatiilor

Mai nou se folosesc si alte metode de angajare, cum ar fi programe de calculator. Firme mari din occident folosesc aceste programe de gestiune a datelor (a CV-urilor), alcătuindu-si propriile baze de date cu candidati pentru diverse posturi. Selectia se desfăsoară de multe ori prin trierea acelor candidati înscrisi în bazele de date. Avantajul constă în aceea că un candidat ce nu a fost selectionat pentru un post rămâne totusi în baza de date, putând fi contactat ulterior, atunci când apare un alt post. La noi, acest sistem a pătruns pe piată, fiind folosit de o serie de mari firme, inclusiv de consultantă .
Practic, orice firma care are un plan de dezvoltare si care recurge la recrutare si selectie frecvent este nevoita sa tina o evidenta a candidaturilor sosite si a fazei procesului de selectie.
Cu cat numarul posturilor este mai mare, numarul locatiilor si al persoanelor implicate in procesul de selectie creste, ca si numarul si tipul canalelor prin care se face recrutarea. Pentru o buna desfasurare a procesului, anumite date referitoare la aceste aspecte trebuiesc inregistrate. Lipsa inregistrarii poate avea efecte negative: de la cele neplacute cum ar fi recontactarea unui candidat care a mai fost intervievat sau care si-a exprimat lipsa interesului pentru o pozitie, pana la acuze cu privire la favoritism, discriminare etc.
In lipsa unui program specializat in care sa se poata face inregistrarea datelor si a aplicatiilor candidatilor si care sa poata stoca si informatiile / rapoartele de interviu rezultate in urma intrevederilor se poate recurge la crearea unei baze de date simple, in Excel (o prima faza, pentru volume mici) sau Acces.
Datele minime ce ar trebui inregistrate:
- numele si datele de identificare ale candidatului
- Numar de telefon si adresa de contact (fizica sau electronica)
- localitatea si pozitia pentru care aplica (pot diferi de cele actuale)
- modalitatea / canalul de aplicare
- nivelul studiilor
- numele angajatorilor si pozitiile detinute
- numarul intrevederilor avute cu reprezentantii companiei dumneavoastra si numele intervievatorilor
- tipul intrevederilor / probelor si datele acestora
- observatii de pe parcursul interviurilor / probelor
- asteptari salariale si de cariera
- statutul aplicatiei (admis/ respins / in curs de finalizare)
- status feedback
f) Verificarea referintelor – etapa ce presupune acordul prealabil al candidatului, mai putin folosita in practica, desi este recomandata in anumite situatii.
Avantaje: obtinerea de informatii suplimentare despre candidat.
Dezavantaje si critici: practic un candidat va oferi ca si persoane care pot oferi informatii si referinte acele persoane cu care stie ca are o relatie buna, care pot face recomandari pozitive. Aici intervine tactica intervievatorului: cu cat abilitatile sale de comunicare si sondare sunt mai dezvoltate, cu atat mai multe sanse sunt de a obtine informatii corecte.
Ca si la interviul telefonic, verificarea referintelor este dificila datorita tipului de contact cu persoana care ofera informatia: de cele mai multe ori vorbim de discutii telefonice, scurte, in care perceperea informatiilor non-verbale lipseste.
g) Trimiterea mesajelor de respingere – etapa obligatorie pentru mentinerea unei relatii bune cu candidatii, in conditiile in care acestia pot fi candidati valizi pentru recrutari ulterioare.

• Tipuri de interviuri. Avantaje si dezavantaje
a) Structurate, semistructurate, nestructurate
b) Individuale sau colective
c) Cu unul sau mai multi intervievatori
d) Cu o proba sau mai multe
e) Comportamentale
f) Situationale
g) Psihologice
h) Biografice
Ghidul de interviu pe competente – se foloseste in discutiile structurate. Nu poate viza multe competente, iar acestea trebuiesc bine operationalizate, explicate, astfel incat sa fie usor de inteles. Ghidul se structureaza in functie de specificul posturilor si este indicat sa contina o scala de cotare / modalitate de evaluare. Variantele de scale sunt:
 Scale de evaluare numerica (pare) – pentru evitarea centrarii raspunsurilor
 Scale descriptive (sub medie, mediu, bun, excelent)
 Liste de indicatori pozitivi / negativi ai competentelor
 Nu trebuie sa contina nici prea multe nici prea putine variante.
 Descriere clara a competentelor

Competentele se stabilesc in ordinea importantei, iar sondarea lor ar trebui sa dureze cca 15 minute.
Importanta lor:
• Permit o evaluare obiectiva si congruenta a candidatilor
• Folosesc la definirea profilului dorit, iar diferentele intre acest profil si cel real al candidatului /angajatului induc necesitatea unui plan de dezvoltare
• Pot folosi la stabilirea scalei de retributie
• Sunt criteriu folosit pentru promovarea profesionala
Intrebarile folosite pentru sondarea competentelor pot fi variate, nefiind recomandata folosirea unui ghid de interviu cu prea multe intrebari.
Interviul ideal este semistructurat, permitand o mai mare libertate de actiune intervievatorului si o mai mare flexibilitate. Se poate folosi tehnica STAR:
 Situation – informatii despre situatii specifice in care candidatul a trebuit sa rezolve o problema, sa utilizeze o competenta
 Task – sarcina pe care a avut-o de indeplinit
 Action - actiunile desfasurate pentru rezolvarea sarcinii
 Result - rezultatul actiunii
In timpul interviului urmarim:
 Punctualitatea, incadrarea in timp
 Daca asculta intrebarile, cer lamuriri ..
 Ofera informatii relevante
 Ofera exemple concrete
 Claritatea exprimarii si adecvarea la interlocutor
 Concizie
 Daca pune intrebari
 CNV (comunicare nonverbala)
 ORIENTARE SPRE IDEI SI CONCEPTE,
Ce trebuie sa evitam:
 Intrebari personale – statut familial etc
 Intrebari sablon – “de ce vrei sa lucrezi pt noi?” “cum te descrii?” care e cea mai mare realizare?” spune-mi trei calitati si trei defecte… etc
 Intrebari multiple
 Sugerarea raspunsurilor
 Lista de intrebari, cu o trecere brusca de la una la alta
 Graba de a confirma / infirma existenta unei competente
 Subiectivitate
INTERVIUL TREBUIE SA FIE O DISCUTIE CARE SA FURNIZEZE INFORMATII, NU INTEROGATORIU !
Tipuri de intrebari:
 Inchise – se pot folosi in introducere (unde locuiti, cum va numiti). Pe parcurs se folosesc ca strategie de contracarare pentru persoanele foarte vorbarete
 Deschise – raspunsuri detaliate, pe baza carora se poate construi (de ce? Cum?). Se folosesc pentru incurajare si necesita validare, confirmare
 Situationale – se poate observa spontaneitatea, modul de gandire, structurarea, solutionarea
 Comportamentale - se folosesc pentru candidatii evazivi, care generalizeaza…
Recomandari:
 Intrebari deschise (de ce? In ce mod? etc)
 Asculta
 Manifesta interes
 Nu evalua
 Mentine interviul in structura planificata
 Nu intrerupe, nu fa comentarii, observa
 Reformuleaza
 Lasa timp de raspuns
 Nu sugera raspunsuri, incearca sa verifici informatiile pentru a evita evaluarea in primele momente si erorile aferente!
Evaluarea dupa interviu:
 Asteapta cateva minute inainte de a evalua! Evaluarea imediata duce la vicierea concluziilor si aparitia erorilor.
 Masoara competenta dupa: performanta, caracter (sistem de valori si modul in care ii afecteaza munca), personalitate (inteligenta emotionala, abilitati interpersonale)
 Abordeaza aspecte legate de post (ex: vanzari – dificultatea unei vanzari, un client dificil; inginerie – rezolvarea unei probleme tehnice, solutie inovatoare; marketing – realizarea unei analize rapide, competitive)
 Analizeaza informatiile concrete, nu generalitatile
 Fa comparatii cu nivelul asteptat al competentelor
 Extrage punctele forte si punctele de imbunatatit
 Sintetizeaza informatia
 Lista scurta
 FA EVALUAREA CAT MAI RAPID, PENTRU A MENTINE OBIECTIVITATEA (nu imediat, dar nici dupa o saptamana!)

• Utilizarea testelor. Tipuri de teste (psihologice, tehnice, de limba…)
Testele ofera informatii obiective, cuantificabile. Ele pot confirma sau infirma alte informatii obtinute pe parcursul evaluarii si pot investiga arii mai dificil de vizat altfel. Ele trebuie adaptate specificului activitatii, fiind complementare altor instrumente (nu se poate admite sau respinde o persoana exclusiv pe baza lor).
Pentru anumite pozitii, testele tehnice sunt totusi vitale, imposibilitatea trecerii de un test proband incapacitatea de a desfasura activitatea respectiva.
Interpretarea rezultatelor trebuie facuta dupa o metodologie clara, la fel ca si administrarea, tinand cont de anumite conditii. Interpretarea trebuie sa fie acreditata, ulterior oferindu-se si un feedback. Analiza vizeaza : scorurile, corelatia factorilor, raportarea la profilul ideal si identificarea validitatii.
Teste de personalitate validate pe populatia din Romania: 16PF, CPI, Meyers-Briggs, PI etc. Mai exista si teste de creativitate si proiective menite sa surprinda anumite elemente, importante in selectia personalului in anumite domenii. De asemnea, anumite organizatii mai folosesc si teste de inteligenta si de depistare a unor inclinatii spre dezvoltarea unor structuri dizarmonice. Exista si baterii de teste: BTPAC etc.