2. Utilizarea procedurilor de selectie a personalului

Scopul selectiei este reprezentat de armonizarea intre cerintele postului si calitatile si capacitatile candidatului, dar si intre oferta organizatiei si nevoile acestuia. Lipsa unei corelatii sau o solutie de compromis poate insemna de fapt un cost suplimentar pentru organizatie, bani si timp inutil cheltuiti, pierdere de imagine. In ceea ce priveste candidatul, inadecvarea poate duce la cresterea tensiunii, pierderea imaginii de sine sau deteriorarea ei, situatii conflictuale, eforturi si timp suplimentar alocate desfasurarii sarcinilor, rezultate sub asteptari sau mediocre.
Practic, scopul selectiei vizeaza alegerea in vederea atragerii ulterioare in organizatie a acelor candidati care se apropie cel mai mult de specificul postului dar si care ar fi adecvati din punct de vedere al organizatiei (ca si valori si stil, sa se poata face un matching intre cele detinute de candidat si cele ale organizatiei).
In momentul definirii specificatiei de personal, se pot trasa acele caracteristici care sunt absolut necesare, cele care reprezinta un avantaj si cele care pot fi omise in procesul de selectie.

• Selectia candidatilor – preselectia, tipuri de interviuri, alte modalitati de selectie
• Etapele ulterioare recrutarii
a) Prima triere a aplicatiilor
După primirea cererilor de angajare, pe baza datelor obtinute se poate face o triere prealabilă. Se foloseste în mod curent metoda alcătuirii unei liste scurte, ce în medie contine 5-6 candidati, considerati cei mai potriviti pentru post. Numărul lor poate varia însă în functie de timpul avut la dispozitie de managerul de resurse umane.
b) Preinterviul – discutia telefonica
Se foloseste in anumite situatii, pentru:
- a elimina unele persoane care au aplicat la intamplare pentru post,
- pentru a clarifica anumite aspect insuficient specificate in cadrul anuntului sau CV-ului
- pentru a testa unele competente cheie
- pentru a elimina o deplasare a candidatului pe o distanta mare, in conditiile in care acesta nu indeplineste unele conditii cheie, iar acest lucru nu reiese din CV
Limitele acestei masuri:
- posibilitatea eliminarii unor candidati valizi, datorita unor elemente circumstantiale, de a caror existenta intervievatorul nu stie sau pe care nu le poate controla
- limitarea mesajului transmis si posibila corupere a sensului
c) Interviul
Mijlocul traditional de selectie este reprezentat de interviu, acesta fiind utilizat de mai toate organizatiile, într-o fază sau alta a procesului lor de selectie. Avantajul lui constă în principal în posibilitatea evaluării unor caracteristici personale, ca de exemplu spontaneitate, capacitate de comunicare, precum si în posibilitatea lămuririi oricăror neclarităti, atât ale angajatorului cu privire la candidat, cât si ale acestuia din urmă cu privire la organizatie, post etc.
Scopul principal al unui interviu de selectie este stabilirea măsurii în care persoana este motivată pentru acel post, precum si dacă este competentă. De asemenea, trebuie să clarifice cu ce anume se ocupă organizatia, să precizeze fisa postului detaliat, să expliciteze asteptările fiecărei părti implicate, să îi permită candidatului să realizeze dacă îsi doreste acel post sau nu.
Problemele sunt legate de stabilirea clară a comisiei de intervievare, astfel încât să se permită o evaluare cât mai obiectivă, de elementele necesare intevievatorului (fisă de descriere a postului, CV-uri, detalii privind termenii si conditiile de angajare, perspective de dezvoltare a organizatiei, de promovare pe post etc), de elemente necesare candidatului, de cerinte privind locul de desfăsurare.
Evaluatorul mai are nevoie de un plan de discutie structurat (cel putin in cazul interviurilor structurate si semistructurate), care să permită evaluarea capacitătii candidatului de a face fată cerintelor postului, a motivatiei lui pentru obtinerea acelui post (în general s-a dovedit că motivatia intrinsecă, de nivel superior – crestere personală, cunoastere, stimă si statut – are o importantă mai mare).
Interviurile se desfăsoară pe etape bine delimitate, cum ar fi introducerea si începerea discutiei, partea principală, încheierea interviului si decizia.
Construirea relatiei presupune crearea unei atmosfere degajate si de incredere, astfel incat comunicarea sa fie facilitata.
Introducerea are rolul de a „sparge gheata”, de a încălzi atmosfera prin prezentarea candidatului, dar si a membrilor comisiei de evaluare sau a evaluatorului, dacă este vorba de unul singur. Partea principală a interviului este reprezentată de adunarea de informatii bidirectional. Totusi, ponderea timpului utilizat de candidat ar trebui să fie undeva în jur de 70%. Detalierea informatiilor cuprinse de răspunsurile candidatilor tin în mare măsură de modul în care îi sunt puse întrebările: cele generale stimulează răspunsurile pe larg, putând fi folosite pentru început, până la descoperirea acelor elemente pe care evaluatorul vrea să se pună accentul, ulterior putându-se folosi întrebări mai „la obiect”, în functie de scopul urmărit. De asemenea, se folosesc întrebări referitoare la evenimente concrete, la probleme apărute în trecut în activitatea candidatului si la modul lor de solutionare (chestionarea exploratorie). Daca este vorba de un interviu situational - comportamental, se pot alege intrebari referitoare la situatii ipotetice, in timp ce interviul biografic pune accentul pe experienta. Mai exista si interviul psihometric, cu accent pe manifestarile personalitatii individului. Fiecare dintre acestea are limitele sale, de aceea un interviu bine gandit presupune elemente multiple, specifice mai multor tipuri.
Pe scurt, întrebările trebuie să permită extragerea de la candidat a informatiilor relevante, să fie cuprinzătoare, nerepetitive, trebuie folosite teme similare de interviu pentru toti candidatii si trebuie să permită o comparatie a însusirilor fiecărui candidat cu specificatia de personal. Discutia din cadrul interviului trebuie astfel dirijată încăt să servească scopurilor evaluatorului, în sensul clarificării anumitor aspecte. Informatiile obtinute vor fi ulterior evaluate.
Confirmarea presupune verificarea acelor informatii neclare, insuficient detaliate. Practic se face o sumarizare scurta, urmata de obtinerea confirmarii din partea candidatului ca s-a inteles corect mesajul transmis de el.
Încheierea interviului trebuie să lase loc candidatului de a clarifica acele aspecte pe care el nu le consideră suficient abordate si să pună întrebările pe care le consideră relevante pentru postul pe care candidează. După intervievarea tuturor candidatilor se poate trece la evaluarea finală a informatiilor si la decizia finală sau, după caz, la completarea datelor cu anumite probe practice (teste).
Criticile aduse acestui mod de selectie vizează posibilitatea analizării capacitătii de muncă a candidatilor, precum si posibilitatea intervenirii în procesul de selectie a unor factori extraprofesionali, ca de pildă tinuta vestimentară, originea etc.
Comunicarea in timpul interviului
Pe parcursul intrevederii comunicarea trebuie sa fie clara, simpla, concisa. Asa cum s-a mai discutat, procentul in care intervievatorul si intervievatul vorbesc trebuie sa fie aproximativ 30% / 70%. Elementele cheie sunt:
- Degajarea, fara a deveni frivol sau a depasi limita profesionala
- Claritatea
- Verificarea informatiilor (prin intrebari sau repetarea unor elemente)
- Sumarizarea
- Evitarea presupunerilor, prin cererea unor informatii concrete (cifre, date clare)
- Empatie, dar si control emotional
- Oferirea de feedback, dar cu atentie, pentru a nu se crea asteptari nerealiste.
- Incheierea comunicarii dupa clarificare, nu in graba sau in urma unor decizii grabite
- Luarea de notite (pentru a pastra cat mai clare si obiective informatiile).
Trebuiesc evitate evaluarile in timpul interviului, mentinandu-se strict discutia la strangerea de informatii, pentru a evita pe cat posibil strecurarea erorilor.
d) Proba tehnica – probe de lucru, in functie de specificul activitatii
e) Testarea
Multe organizatii recurg si la alte metode de selectie, de cele mai multe ori combinate cu metoda interviului. O altă astfel de metodă este reprezentată de teste.
Utilizarea testelor trebuie corelată cu specificatia postului respectiv, existând diverse teste si diverse moduri de folosire a lor în procesul de selectie (ex: teste de abilităti fizice pentru lucrătorii manuali, teste de abilitate intelectuală, teste analogice ce simulează unele din sarcinile legate de post, testele de personalitate). Unele pot fi aplicate separat de persoane din cadrul organizatiilor, în principal persoane calificate, altele sunt aplicate sub forma unor baterii de teste, uneori aplicate nu numai unui singur candidat, ci unor grupuri.
Pentru folosirea unui test, trebuie să se stabilească dacă acesta este corespunzător acelei situatii particulare, dacă va fi folosit ca unic mijloc de selectie sau ca auxiliar, ce pondere va avea rezultatul testului în decizia finală, se va oferi sau nu feed-back, li se va lăsa sau nu timp candidatilor pentru a se pregăti pentru test, cum se va asigura confidentialitatea, cine, unde si cum va aplica testul, cine va supaveghea desfăsurarea testării etc.
Critica adusă acestei metode se referă în principal la timpul mare necesar utilizării, iar unele teste nu sunt recomandate a fi folosite ca singur criteriu de selectie.
!!! De altfel, testele de personalitate sunt de cele mai multe ori folosite ca bază de plecare pentru interviuri.